생성형 AI는 단순한 도구를 넘어 업무 프로세스에 통합되어 효율성과 생산성을 향상시키는 핵심 협력자로 자리매김하고 있습니다(자리 매김해야 합니다).

이러한 잠재력을 최대한 활용하려면, 업무 전문가는 업무 책임자로(업무 Pilot으로) 주도적으로 자신의 업무를 분석하고 생성형 AI와의 협력 전략을 체계적으로 수립해야 합니다.

이를 위한 시작 질문은 바로 “나는 왜 프롬프트를 작성하려고 하는가?” 입니다. 자신의 업무 목표와 맥락을 명확히 이해하는 것이 생성형 AI와의 성공적인 협업의 시작입니다.

생성형 AI는 그 이름처럼 ‘생성’을 위한 도구입니다. 텍스트, 음성, 이미지, 영상 등 다양한 형태(멀티모달)의 콘텐츠 생성이 가능하며, 업무 전문가는 이러한 기능들을 자신의 업무에 효과적으로 통합해야 합니다. 생성형 AI의 잠재력을 최대한 활용하기 위한 핵심은 바로 프롬프트입니다. 업무 전문가는 효과적인 프롬프트 작성을 통해 생성형 AI와 소통하고 원하는 결과물을 얻어낼 수 있습니다. 프롬프트는 단순한 질문이나 지시어가 아니라, 생성형 AI를 업무 파트너로 활용하기 위한 핵심적인 도구임을 기억해야 합니다.

따라서 업무 전문가는 효과적인 프롬프트 작성 능력을 갖춰야 합니다. 단순히 “보고서를 작성해 줘”와 같은 일반적인 요청 대신, 보고서의 목적, 대상 독자, 핵심 메시지, 그리고 활용 가능한 데이터(기업 내부 데이터, 최신 시장 조사 자료 등)를 명시하는 것이 중요합니다. 예를 들어 보고서 작성이 목적이라면, “특정 산업 동향에 대한 보고서를 작성해줘. 대상 독자는 투자자이고, 핵심 메시지는 해당 산업의 성장 가능성이야. 내부 자료 A와 최신 시장 조사 자료 B를 참고하고, 설득력 있는 근거를 제시해야 해.” 와 같이 구체적인 프롬프트를 작성해야 생성형 AI가 기대한 결과물을 생성할 수 있습니다. 이처럼 업무 분석을 기반으로 프롬프트를 전략적으로 설계하고, 데이터 활용 전략까지 고려하는 것이 생성형 AI와의 효율적인 협업, 그리고 궁극적으로 업무 생산성 향상의 핵심입니다.

다음 단계를 따라 업무를 분석하고 프롬프트가 필요한 이유를 명확히 합니다.

• 1단계: 업무 프로세스 파악 (문서화 또는 기술)
  • 표준 운영 절차(SOP, Standard Operating Procedure) 또는 워크플로우 문서 활
    • 이미 문서화된 SOP나 워크플로우가 있다면, 가장 먼저 이 문서를 검토하세요. 문서에는 업무의 단계, 입력, 출력, 책임자 등이 명시되어 있어 분석의 기초 자료가 됩니다.
    • 문서화가 되어 있지 않다면, 직접 기술
      • 문서화된 자료가 없다면, 현재 수행하고 있는 업무의 단계를 상세하게 기술해야 합니다. 마치 SOP를 만드는 것처럼, 각 단계별로 수행하는 작업, 필요한 정보, 사용하는 도구, 예상 결과 등을 최대한 자세하게 적어보세요.
    • 업무 프로세스 기술 예시 (영수증 처리)
      • 1. 영수증 수집: 종이 영수증 또는 전자 영수증을 다양한 채널(이메일, 앱 등)에서 수집합니다.
      • 2. 영수증 정보 추출: 영수증 이미지 또는 PDF에서 날짜, 금액, 품목, 상호명 등의 정보를 추출합니다. (수동 입력 또는 OCR 활용)
      • 3. 경비 항목 분류: 추출된 정보를 바탕으로 경비 항목을 분류합니다 (예: 식비, 교통비, 사무용품비).
      • 4. 회계 시스템 입력: 분류된 경비 항목과 정보를 회계 시스템에 입력합니다.
      • 5. 결재 요청: 입력된 경비 내역을 결재 담당자에게 제출하고 결재를 받습니다.
      • 6. 영수증 보관: 결재 완료된 영수증을 규정에 따라 보관합니다.
• 2단계: 각 단계별 프롬프트 활용 가능성 분석
  • 1단계에서 기술한 업무 프로세스의 각 단계를 하나씩 살펴보면서,
    • 생성이 필요한지 묻습니다.  생성이 필요하다로 답하면, 생성해야 하는 결과를 구체화합니다.
      • 생성 결과가 어떤 형식(Modal)의 무엇인지, 어떻게 어떤 형식(어조, 스타일, 작성 형식)으로 생성되어야 하는지 어디에 어떻게 전달되어야 하는지 결정합니다.
        • 예시: 텍스트, 월간 보고서, [생성 방법], 팀장, 공식적인, 요약된, 구조화된 형식으로
      • 예시
        • 2. 영수증 정보 추출 – 텍스트, 영수증 이미지에서 문자 인식 – 필요한 정보 (날짜, 금액, 품목 등)를 추출
    • 생성이 필요한 이유를 작성합니다. (선택적)
      • 예시
        • 3. 경비 항목 분류 – 규칙 기반 분류 대신, 자연어 이해 기반의 AI가 문맥을 파악하여 더 정확하고 유연한 경비 항목 분류 가능. 담당자의 숙련도 편차 감소 및 일관성 유지
    • 직접적인 생성이 아닌 경우, 자동화 전략을 수립합니다. (선택적)
      • 내 외부 시스템 연동 모듈 개발, 이를 지원하기 위한 프롬프트
      • AI 에이전트 연동 모듈 개발, 이를 지원하기 위한 프롬프트
      • 예시
        • 4. 회계 시스템 입력 –  내부 회계시스템 연동 – 회계시스템에 경비 내역 전송을 위한 JSON 형식으로 변환하는 프롬프트, 이를 위한 모듈 개발
• 3단계: 프롬프트 작성
  • “업무전문가를 위한 프롬프트 엔지니어링” 핵심 원칙과 기법에 따라 AIPilotSmarteasy 프롬프트 설계 기능으로 태스크 명세, 프롬프트 설계 작성합니다.
  • AIPilotSmarteasy 모달 별 전문 코파일럿 에이전트와 협업해 프롬프트를 작성합니다.